Die Planung und Umsetzung von nachhaltigen Veranstaltungen ist gar nicht so schwierig wie es scheint – mit nur kleinen Tipps und Tricks, lässt sich schon vieles bewirken! Hier möchten wir euch zunächst eine allgemeine Einführung zur Planung von Veranstaltungen geben und dann genauere Details und Hinweise für die nachhaltige Umsetzung geben.

Vorbereitung einer Veranstaltung – allgemein

Einige generelle Punkte zur Planung von Veranstaltungen treffen auf alle Arten von Events zu und können allgemein angewendet werden – dieser Teil kann sicherlich von routinierten Planern übersprungen werden, ist aber für Neulinge bestimmt hilfreich.

1. Ziel der Veranstaltung und Zielgruppe festlegen

   a. Das im Team festgelegte Ziel ermöglicht stets eine gemeinsame Vision vor Augen zu haben, dies hilft, dass alle an einem Strang ziehen und wissen wohin es gehen soll.
   
   b. Die Zielgruppe kann anhand vom Alter oder von Qualifikationen festgelegt werden, sodass das Programm für die Zielgruppe passend gestaltet werden kann. Auch die Ausschreibung und Materialien können entsprechend der Zielgruppe vorbereitet werden. Die Anzahl der Teilnehmer*innen orientiert sich an der Anzahl der Betreuer*innen und den Möglichkeiten des Veranstaltungsortes.

2. Terminierung und Ort festlegen
   
   a. Die Festlegung von Termin, Ort und Dauer ist der erste Schritt zur aktiven Umsetzung. Stehen diese Daten fest, kann die Planung von Helfern und Programm beginnen.

3. Timeline planen für offene ToDo’s – jedes ToDo sollte einen zuständigen Organisator und eine Deadline erhalten! Dabei bedenken, dass eine Zeitreserve sehr hilfreich ist, falls mal ein Orgateam-Mitglied krankheitsbedingt ausfällt.
   
   a. Personalplanung – Helfer finden, die bei der Betreuung der Teilnehmer*innen unterstützen, die Programminhalte übernehmen oder bei der Hin- / Rückfahrt oder in der Küche helfen. Eine frühzeitige Aufgabenverteilung hilft den Einzelnen, sich auf ihre Aufgaben einzustellen und evtl. noch Ideen einzubringen.
   
   b. Programmplanung – das Programm sollte bestenfalls in Kurzform bereits in der Ausschreibung an die Teilnehmer*innen kommuniziert werden. Im Detail jedoch an das Orgateam / die Helfer gegeben werden. Dabei unbedingt beachten, ob alle Punkte in Bezug auf den Ort, die Materialien und die Helfer realistisch umgesetzt werden können. Hierbei ist ebenso wichtig für Abwechslung zu sorgen, Highlights und Ruhepausen einzubauen. Bei Veranstaltungen für Kinder- und Jugendliche können diese auch gut bereits in die Ideenfindung für das Programm eingebunden werden, so wird es für sie interessant und ansprechend und motiviert sich zukünftig / weiterhin zu engagieren.
   
   c. Verpflegung – die Essensplanung ist abhängig vom Ort (indoor / outdoor) und der Zielgruppe essentiell für die Stimmung auf der Veranstaltung. Hungrige Mägen können zur großen Herausforderung werden. Daher unbedingt vorab ein Team und Zeiten zur Vorbereitung der Mahlzeiten planen, sowie eine Einkaufsliste fürs Einkaufsteam erstellen.
   
   d. Barrierefreiheit – Veranstaltungen sollten vorab auf Erreichbarkeit für Teilnehmer*innen mit Einschränkungen geprüft werden. Das kann die örtlichen Gegebenheiten betreffen (für Personen mit körperlicher Behinderung), ebenso wie die Personalplanung (für Personen mit Unterstützungsbedarf) oder die Kommunikation (verständliche Ausschreibung, Bedarfsabfrage in der Ausschreibung).
   
   e. Kostenplanung – anhand der Zeit, dem Ort, der Verpflegung, des Programms und der Anzahl der Teilnehmer*innen sollte eine Übersicht über die Kosten erstellt werden und eine Planung darüber stattfinden, wie die Kosten gedeckt werden können.
   
   f. Ausschreibung – die Ausschreibung sollte alle relevanten Informationen für die Teilnehmer*innen enthalten, sowie die für das Orgateam wichtige Fragen in einem Anmeldebogen klären (TN-Kontaktdaten, Fahrtenplanung, Essenswünsche inkl. Allergien, relevante Gesundheitsdaten, Bestätigung der Erziehungsberechtigten, etc.)
   
   g. Einkaufen – eine Material- und Verpflegungsliste und zuständige Helfer festlegen, die das Einkaufen rechtzeitig erledigen ist von großem Wert. Zusätzlich sollten die Einkaufsmöglichkeiten vor Ort geprüft und besprochen werden.
   
   h. Nachbereitung der Veranstaltung – von der einfachen Feedbackrunde bis zum Fragebogen, jegliche Rückmeldungen sind wertvoll für kommende Veranstaltungen. Auch Notizen und Hinweise aus dem Orgateam sollten aufgenommen und sorgfältig aufbewahrt werden. Auch die Zuständigkeit für Berichte für die Website oder die Presse sollte vorab geklärt sein.

Wir haben eine Sammlung aus euren Ideen zu verschieden praktischen Bastel-/ Upcycling- und Do It Yourself-Aktionen für alle Kinder- und Jugendgruppen zusammengestellt: